Gestiones administrativas a realizar cuando se produce un fallecimiento
Esta información se refiere a la Comunidad de Madrid (España), podría variar en parte en otras comunidades autónomas y puede ser diferente en otros países.
Antes del fallecimiento
Siempre que se sospeche que se va a producir un fallecimiento es aconsejable tener preparado y a mano la siguiente documentación:
DNI de la persona próxima a fallecer.
Empresa de decesos y nº de póliza, si se tuviera contratado.
Contactar con la funeraria (es opcional). Tener preparado todo lo que se desee: modelo de féretro, flores, oficios, etc. Si se organiza con tranquilidad y tiempo, siempre se elige mejor.
DNI de la persona que tramite el deceso.
Cuando se produce el fallecimiento
Se puede llamar a la funeraria para facilitarle los datos de la empresa de deceso y el nº de póliza o viceversa, se llama a la empresa de decesos y ellos llaman a la funeraria.
1. Certificado médico de defunción
Cuando fallece una persona lo certifica un médico en el lugar de la defunción (domicilio, hospital, etc.). Se necesita el original del DNI de la persona fallecida.
Este certificado puede ser aportado por el propio hospital, lo puede adquirir el familiar en la farmacia, o puede facilitarlo la empresa funeraria que se contrate.
Lo rellena el facultativo que certifique la muerte. El número de certificados a cumplimentar va a depender del lugar de enterramiento. Un certificado si se entierra dentro de la comunidad autónoma y dos si se desplaza el fallecido a otra comunidad autónoma.
Si tiene contratada una póliza de decesos, se puede llamar antes de que venga el médico y traen los certificados para ser cumplimentados por él. También los puede comprar el familiar, los rellena el médico y posteriormente se avisa a la funeraria indicando la empresa que tiene contratada una póliza de decesos, aportando nombre y número de póliza.
Hasta que no esté el certificado médico cumplimentado, no se traslada el cuerpo por la funeraria.
Pasado unos días…
2. Certificado de defunción
Lo expide el Registro Civil (Para Madrid en la C/Pradillo 66). Puede solicitarlo cualquier persona, presentando el Certificado Médico de Defunción y una copia del DNI del fallecido, aunque algunas funerarias también incluyen el envío de este certificado. Recibirá 3 copias necesarias para la realización de las tramitaciones. También puede solicitarse por internet.
3. Registro de actos de última Voluntad y registro de contratos de seguros de cobertura por fallecimiento
Ambos certificados pueden solicitarse por cualquier persona, una vez tramitado 15 días hábiles desde el fallecimiento. Se puede gestionar de forma presencial (Ministerio de Justicia, Plaza Jacinto Benavente nº3, de lunes a viernes de 9:00 a 17:30 y sábados de 9:00 a 14:00 horas). Hay que rellenar el impreso 790 que entregan, y pagar tasas por ambos certificados. Se debe presentar un original del certificado de defunción.
En el certificado del Registro de Actos de Última Voluntad se indican los testamentos otorgados por el fallecido y en el de seguro de cobertura por fallecimiento se facilitan los seguros de vida que el fallecido tuviera contratados. También se puede solicitar de forma telemática. https://sede.mjusticia.gob.es/es
4. Último testamento
En el supuesto de que no se disponga de una copia autorizada del último testamento, cualquiera de los herederos/legatarios puede solicitar una copia en la notaria donde se otorgó.
5. Declaración de herederos
En el caso de que el fallecido no hubiese otorgado testamento, hay que realizar la declaración de herederos ab intesto, bien ante el notario (cuando los únicos herederos son ascendentes, descendentes o el cónyuge) o judicialmente (por ej.- cuando los herederos son hermanos, tíos, sobrinos).
6. Certificado de empadronamiento del fallecido
Pedir cita en el notario y el oficial ayudará en el entendimiento de este apartado y posteriores.
7. Distinguir entre bienes y deudas gananciales y privativos
8. Solicitar un certificado a cada una de las entidades financieras en las que el fallecido tuviera fondos
En el que se indiquen las posiciones a fecha de fallecimiento, incluyendo saldo de cuentas corrientes, depósitos, fondos de inversión, planes de pensiones, acciones, etc.
9. En caso de que haya una caja fuerte, conviene abrirla en presencia de todos los herederos, o en su defecto, con la presencia de un notario
En su caso, incluir el contenido de la caja en el inventario de la herencia.
10. En el supuesto de que el fallecido fuera titular de acciones o participaciones de sociedades no cotizadas
Se necesitan los títulos de propiedad (escrituras de adquisición o pólizas). Para valorar estas acciones o participaciones, se requiere el último informe de auditoría o, si la empresa no audita sus cuentas, se necesita lo siguiente:
- El impuesto de sociedades de los tres últimos ejercicios.
- Un balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y balance de sumas y salarios a la fecha de fallecimiento.
11. Localizar los títulos de propiedad de los inmuebles (escrituras de adquisición, declaración de obra nueva, etc…) o en su defecto notas registrales
En cuento a los inmuebles urbanos también localizar el último IBI satisfecho de cada uno, donde figura la referencia catastral.
12. Valorar los bienes
Este punto conviene pensarlo en función de la planificación fiscal y del cumplimiento legal (el oficial de notaria es quien asesora sobre cómo hacerlo).
13. Se puede solicitar valoración de los inmuebles a la Comunidad Autónoma donde estén ubicados
Hay que citar la referencia catastral.
En cuanto a los inmuebles de la Comunidad de Madrid, la valoración se solicita en la Subdirección General de Valoraciones, C/ Zurbano 51 (9 a 14h de lunes a viernes) o a través de internet. También se puede obtener el valor a través del programa de la Consejería de Hacienda en su página web www.madrid.org, portal del contribuyente.
14. Hacer una relación de los bienes, muebles, obras de arte y demás objetos
Analizar cuáles formarán parte del ajuar doméstico (fiscalmente es el 3% de la masa hereditaria) y cuáles deberán incorporarse a la masa hereditaria de forma independiente al ajuar (estos últimos deben valorarse para auditarlos a la masa hereditaria).
15. Elaborar una relación de deudas o cargas en el momento del fallecimiento
Las habituales suelen ser: préstamos, cuotas de IRPF, IBI, tasas municipales (como la de la basura), cuotas de comunidad de propietarios, impuestos de circulación de vehículos facturas de suministros (agua, luz, gas, teléfono, etc…) pendientes de satisfacer a la fecha del fallecimiento.
Las deudas contraídas a favor de herederos, legatarios de parte alícuota y de los cónyuges, ascendientes, descendientes o hermanos de aquéllos, aunque renuncien a la herencia, no son deducibles en el Impuesto de Sucesiones y Donaciones.
16. En caso de que el fallecido estuviera obligado al pago de una pensión compensatoria, los herederos pasarán a ser deudores de dicha pensión
No obstante, si el caudal hereditario no fuera suficiente para pagar la pensión o afectará a la legítima, los herederos podrán solicitar al juez su reducción o supresión (art. 101 del Código Civil). En el caso de la ex esposa (titular de la pensión) podría tener derecho a una parte de la pensión de viudedad (art. 174 de la Ley General de la Seguridad Social).
Lo realiza el notario con toda la documentación entregada. Escritura de partición con la firma de todos los herederos. Si no pudieran acudir todos, será necesario un poder notarial, otorgando la firma de representación en otro heredero.
17. Una vez hecho el inventario y el avalúo, se podrá otorgar la escritura de partición y adjudicación de la herencia, o firmar privativamente el cuaderno particional (firma de todos los herederos)
La escritura solo es necesaria en el caso de que existan bienes susceptibles de inscripción registral, como los inmuebles.
18. En el caso de que el fallecido estuviera casado en régimen de gananciales, en esa misma escritura notarial de partición o en otra previa, se liquidará la sociedad de gananciales (siempre en escritura pública)
19. El impuesto sobre sucesiones debe liquidarse en la CCAA donde el difunto tuviera su residencia a fecha de fallecimiento
Se debe rellenar un impreso de liquidación de impuestos y pedir cita previa para, una vez abonado el importe, le registren la tramitación. En la Comunidad de Madrid es en el Paseo General Martínez Campos 28.
20. La cuota de este impreso varía sustancialmente según la CCAA donde se liquide, pues algunas de ellas están estableciendo importantes exenciones o bonificaciones
En Madrid, por ejemplo, existe una bonificación del 99% de la cuota cuando los herederos son hijos. También se tiene en cuenta el grado de parentesco con el difunto (cuanto más lejano, mayor impuesto).
21. El plazo para su presentación es de seis meses desde la fecha de fallecimiento, prorrogable por otros seis meses adicionales (la solicitud de ampliación del plazo debe realizarse dentro de los cinco meses siguientes al fallecimiento)
El Impuesto debe liquidarse dentro de este plazo, con independencia de que se haya realizado o no la partición.
22. En el caso de litigio, los plazos para la liquidación se interrumpen, y se vuelven a contarse de nuevo cuando haya resolución definitiva
23. En el impuesto sobre sucesiones solamente son deducibles los gastos de última enfermedad y entierro
Es recomendable conservar todas las facturas.
24. En Madrid existen dos posibilidades de liquidar impuesto sobre sucesiones:
- El régimen de autoliquidación, siempre que todos los herederos/legatarios estén de acuerdo con este régimen, a cuyo caso efecto tienen que declarar y pagar, autoliquidar, el impuesto dentro de esos seis meses o su prórroga, sin perjuicio de la posterior comprobación por Hacienda.
- El régimen de declaración, en virtud del cual los herederos/legatarios comunican, dentro de los plazos indicados, todos los datos a Hacienda para que ésta gire las correspondientes liquidaciones fiscales a cada uno de ellos (la Comunidad de Madrid suele tardar entre 12 y 18 meses en practicar dicha liquidación).
25. También es posible la autoliquidación parcial del impuesto
Lo que permite a los herederos/legatarios obtener el dinero o fondos depositados en bancos o cobrar seguros de vida, dado que, para evitar responsabilidad fiscal, las entidades no entregan los fondos a los herederos/ legatarios si previamente no le justifican el pago del impuesto.
26. Para autoliquidar el Impuesto sobre Sucesiones debe acompañarse la siguiente documentación:
- Justificantes del pago del impuesto (Anexo de autoliquidación, Modelo 650, se rellena 1 impreso general más un impreso por cada heredero).
- Copia autorizada del testamento y en su defecto testimonio de la declaración de herederos o relación de impuesto de herederos expresando su parentesco con el fallecido.
- Certificados de defunción, de últimas voluntades y de contratos de seguro de cobertura de fallecimiento, seguro de vida.
- Escritura de partición, en su defecto, documento privado en el que se detallen los bienes y los herederos/legatarios.
- Fotocopia del DNI del fallecido y de los herederos/legatarios.
- Justificantes sobre los bienes que integran el inventario y las deudas y gravámenes: copia de los contratos de seguro, certificados bancarios, certificado del administrador de entidades no cotizadas sobre el valor de las acciones/participaciones, títulos de adquisiciones. De los inmuebles y sus correspondientes recibos IBI, justificantes de gastos de entierro y última enfermedad, deudas, cargas, etc.
- Debe acompañarse de una relación de patrimonio preexistente de cada heredero a fecha de fallecimiento (pues existe coeficiente de incremento del impuesto en función del patrimonio, va por tramos económicos).
27. Los herederos de los bienes inmuebles urbanos también deberán liquidar el Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos Naturales Urbanos (plusvalía municipal), en los seis meses posteriores a la fecha de fallecimiento, prorrogable por otros seis meses siempre que se solicite antes de la finalización del periodo voluntario.
28. Hay que acompañar una copia de la escritura de adjudicación de herencia o cuaderno particional, fotocopia del DNI de los herederos/legatarios y del último recibo del IBI
29. En cuanto a los inmuebles, conviene inscribir el cambio de titulación en el Registro de la Propiedad, para lo cual se necesita escritura previamente liquidada en Hacienda. Comprobar que se inscribe correctamente dicho cambio.
30. El cambio de titularidad del IBI lo realiza el notario
No obstante, habrá que confirmar con el Catastro que se ha hecho correctamente de acuerdo a los porcentajes de adjudicación ya que es habitual que haya fallos.
31. Domiciliar los recibos del IBI, tasas, etc. en las cuentas de los herederos/legatarios.
32. Cambiar todas las domiciliaciones a las cuentas de herederos/legatarios: Comunidad de propietarios, suministros (agua, electricidad, gas, etc.).
Autora
Ana María Tordable
Enfermera. Experta en Cuidados Paliativos.
Tramitación de Prestación de Supervivencia
Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones.
www.seg-social.es
Viudedad, orfandad, favor de familiares.
En la web encontrará toda la documentación a presentar y el impreso que debe cumplimentar.
Pedir cita en el Instituto Nacional de la Seguridad Social para presentar toda la documentación.
